Con la formattazione condizionale, al verificarsi di una condizione cambierà anche il formato della cella a cui è stata applicata.
Possiamo per esempio fare in modo, che se in una cella un numero è maggiore di un altro essa assuma uno sfondo azzurro e carattere testo bianco, se è minore avrà invece uno sfondo rosso con testo nero. Basterà premere il tasto Formattazione condizionale dal menu Home, scegliere Regole evidenziazione celle e scegliere la condizione desiderata fra: Maggiore di…, Minore di…, Tra…, Uguale a…, Testo contenente…, Data corrispondente a…, Valori duplicati….
Nel nostro esempio la condizione da utilizzare è Maggiore di…. Dopo averla selezionata, portarsi sulla casella Formatta celle con valore maggiore di e selezionare la cella col valore di riferimento, oppure digitare direttamente il numero, poi dalla casella a discesa a destra scegliere Formato personalizzato. Possiamo scegliere il formato del tipo di valore, del carattere, del bordo, del riempimento della cella.
Nel nostro esempio ci portiamo sulla scheda Riempimento e scegliamo il colore azzurro, poi sulla scheda Carattere per scegliere il carattere con cui desideriamo formattare la cella al verificarsi della condizione che abbiamo stabilito, infine Ok. Dobbiamo ora applicare alla stessa cella la formattazione desiderata (sfondo rosso con testo nero) al verificarsi della seconda condizione, cioè se il numero della cella è minore alla cella di riferimento.
Selezioniamo la stessa cella a cui abbiamo applicato la formattazione condizionale, dal menu Home premere il tasto Formattazione condizionale, scegliere Regole evidenziazione celle, Minore di…, selezioniamo la casella a sinistra e selezioniamo la cella col valore di riferimento (o digitiamo direttamente il numero), dalla casella a discesa a destra scegliamo Formato personalizzato…, scheda Riempimento, scegliamo il colore rosso, poi sulla scheda Carattere per scegliamo il carattere desiderato, Ok.